Guia Geral de Processos de Negócios - Contabilização

Introdução ao Guia Geral de Processos

Para que as implantações do Sistema Integrado de Gestão de Serviços de Saneamento (GSAN) sejam cada vez mais eficientes e eficazes, é necessário que o conhecimento de todas as funcionalidades oferecidas pela ferramenta esteja disponível de uma maneira geral, em uma abordagem de processos de negócios.

A eficiência e a eficácia dos processos nas organizações têm como premissa o fácil acesso ao conhecimento dos seus requisitos, processos, subprocessos e configurações essenciais. Nesse contexto, este Guia Geral de Processos abordará as etapas de gestão do GSAN. Partiremos de uma visão macro de modelagem de processos com vista ao alcance de resultados.

Estimamos que esses resultados alcançados sejam um conhecimento macro das normas e dos conhecimentos mediante os quais um processo é realizado no GSAN; um conhecimento geral do processo, capaz de identificar suas sequências no fluxo do GSAN, bem como os cadastros e as configurações que influenciam cada etapa, além de um conhecimento geral da entrada e saída de cada processo, e sua dependência ou relacionamento com outros processos do GSAN.

O que é um processo de negócio?

É um conjunto de atividades realizadas em uma sequência específica. Tem como objetivo viabilizar a produção de um bem ou serviço que agregue valor ao cliente. Além disso, um conjunto de processos de negócio representa de que modo a empresa funciona e produz seus resultados.

Nesse sentido, nosso Guia Geral de Processos apresenta uma visão orientada a processos, direcionada à realidade externa e apresentando uma visão geral de todas as partes da empresa, com fins de atender às necessidades do cliente. É uma visão funcional orientada a atividades colaborativas, mas sem a necessidade de interação de todas as partes relacionadas à atividade.

Organização do Guia Geral de Processos

O GSAN foi desenvolvido com o objetivo de gerenciar operações comerciais de empresas de distribuição de água e saneamento. É dividido em treze módulos de funcionalidades: Contábil, Cadastro, Cobrança, Atendimento ao Público, Arrecadação, Faturamento, Financeiro, Relatórios, Micromedição, Segurança, Batch, Operacional e Gerencial.

Nossos guias gerais de processos contêm a descrição das cinco principais macrofunções do GSAN: Arrecadação, Faturamento, Cobrança, Contabilização e Atendimento ao Público, cada qual com um guia específico.

Assim, cada guia geral de processos descreve um único fluxo de funcionalidades conforme as seguintes etapas: apresentação dos conceitos, cadastros básicos, parâmetros, modelagem do processo (que é a exibição do mapa do processo) e seu descritivo (ou detalhamento do mapa do processo através da descrição do fluxo visualizado). O descritivo deve conter quais ações são automatizadas no GSAN e quais são executadas manualmente.

Outros itens podem ser adicionados sempre que a execução do processo e suas configurações necessitarem.

Neste guia é abordado o módulo: Contabilização.

Metodologia dos modelos de processo

A metodologia adotada para a modelagem dos processos do guia geral de processos é a Business Process Management (BPM). O BPM é uma abordagem disciplinar que identifica, desenha, executa, documenta, mede, monitora, controla e aperfeiçoa processos de negócio, sejam eles automatizados ou não. A meta é alcançar resultados consistentes, alinhados aos objetivos estratégicos da organização.

Notação padrão utilizada neste módulo

“Notação” é uma representação gráfica das etapas de trabalho de um processo. A notação padrão que adotaremos é a Business Process Modeling Notation (BPMN), uma linguagem padrão internacional utilizada para o mapeamento de processos, na intenção de facilitar seu entendimento geral por meio de uma comunicação visual acessível a qualquer pessoa. A intenção é diminuir as lacunas entre a instituição dos processos de negócio e sua implementação, permitindo que processos sejam executados sem abstrações que gerem múltiplas interpretações sobre seu funcionamento.

No módulo Contabilização, utilizaremos a notação a seguir:

Símbolo	Elemento	Descrição
Evento.	Evento que ocorre, dando início ao processo.
Atividade.	Passo do processo.
Atividade.	Passo do processo executado automaticamente.
Atividade.	Passo do processo executado manualmente.
Conexão sequencial.	Identifica a ordem em que as atividades do fluxo serão executadas.
Evento.	Evento que finaliza o processo.

Processo de Negócio de Contabilização

No GSAN, o processo de contabilização é realizado por etapas, consistindo em um conjunto de atividades e procedimentos que visam à geração automática de um documento de integração contábil, de acordo com os padrões definidos para cada empresa. O processo é iniciado através de rotina Batch, a partir de parâmetros como a origem contábil e a data de lançamento. O processo de contabilização permite a integração das informações comerciais com os sistemas de gestão da empresa.

Modelo Macro do Processo

Na imagem abaixo, apresentamos uma visão geral para facilitar o entendimento do processo de contabilização. Clique sobre a imagem caso queira aumentar seu tamanho.

Descrição do processo

Agora, vamos detalhar o fluxo das etapas do processo macro visualizado acima, indicando o papel de cada usuário responsável por executar cada etapa.

Primeiro, o sistema seleciona, a partir dos parâmetros informados pelo usuário, os lançamentos contábeis, distinguindo os dados do resumo de quatro diferentes lançamentos: do faturamento, da arrecadação, dos devedores duvidosos e dos avisos bancários. Para qualquer um desses resumos, o fluxo do processo permanece o mesmo.

Em seguida, o sistema aciona a rotina batch agendada, gerando o resumo dos lançamentos contábeis correspondentes, conforme o mês e o ano informados e de acordo com a origem e o valor. Esses resumos são agrupados na forma dos lançamentos contábeis em uma tabela.

Dessa tabela, o sistema gera um arquivo texto de integração com as contas e\ou os avisos bancários.

Por último, o arquivo é enviado para a área contábil.

Ciclo de contabilização

O primeiro passo do processo de contabilização é a parametrização dos lançamentos contábeis. Para tanto, o sistema seleciona os dados do resumo de quatro diferentes lançamentos: do faturamento, da arrecadação, dos devedores duvidosos e dos avisos bancários. Essa seleção é feita por localidade, tipo de lançamento, item contábil e categoria. No caso dos devedores duvidosos, os lançamentos dizem respeito às perdas fiscais.

Parametrizados, o sistema gera o resumo dos lançamentos contábeis correspondentes conforme o mês e o ano informados, de acordo com a origem e o valor referente. Em seguida, o sistema agrupa os lançamentos contábeis em uma tabela, gerando um arquivo de integração com as contas e\ou avisos bancários e enviando para a contabilidade.

Cadastramento prévio

Para o bom desempenho do processo de contabilização, é necessária a inclusão prévia de um cadastro, cujas informações são requisitos básicos para o funcionamento eficaz de todo o ciclo da cobrança macro. É ele:

Origem dos lançamentos contábeis - Faturamento, Arrecadação, Devedores Duvidosos ou Avisos Bancários.

Parâmetros informados

Parâmetros são regras fixas que a empresa estabelece para definir o comportamento de uma ação que impacta no fluxo do processo. Há uma soma de parâmetros para cada origem de lançamento contábil definindo as regras de negócios da empresa para a execução do processo de contabilização. São eles:

Parâmetros de Faturamento:

Mês e ano do faturamento;

Origem correspondente a faturamento;

Data do lançamento;

Item de lançamento;

Item de lançamento contábil;

Conta a debitar;

Conta a creditar;

Histórico a débito;

Histórico a crédito;

Categoria;

Valor correspondente ao faturamento.

Parâmetros de Arrecadação:

Mês e ano da arrecadação;

Origem correspondente a faturamento;

Data do lançamento;

Tipo de recebimento;

Tipo de lançamento;

Item de lançamento;

Item de lançamento contábil;

Conta a debitar;

Conta a creditar;

Histórico a débito;

Histórico a crédito;

Categoria;

Valor correspondente à arrecadação.

Parâmetros de Devedores Duvidosos:

Tipo de lançamento;

Origem correspondente a faturamento;

Data do lançamento;

Item de lançamento;

Item de lançamento contábil;

Categoria.

Parâmetros de Aviso Bancário:

Mês e ano da arrecadação;

Origem referente a aviso bancário;

Tipo do lançamento;

Item do lançamento;

Data do lançamento - caso o ano/mês de referência da arrecadação seja igual ao ano/mês da atualização do aviso bancário, atribuir a data da realização. Caso contrário, considerar o último dia do mês de referência da arrecadação.

Determinação do valor a ser contabilizado, que será o valor realizado menos o valor contabilizado;

Avisos bancários de crédito, com o valor a ser contabilizado positivo;

Avisos bancários de débito com valor a ser contabilizado negativo.

E aqui terminamos o Guia Geral de Processos de Negócios Contabilização. Mais informações sobre o processo consulte o Módulo Financeiro, da ajuda de usuário.

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